朝礼で苦手克服！？週ごとにテーマが変わる電話応対トレーニング

皆さん突然ですが電話応対に苦手意識はありますでしょうか？

電話応対が得意だという方もいらっしゃれば
苦手と感じる方もいらっしゃると思います。

苦手意識がある方の中には
電話応対に自信がない…
相手の表情が見えなくて不安…
しっかり聞き取れるか不安…
など様々な苦手要素があるのではないでしょうか？

そこでチャレンジドジャパン新横浜センターでは
電話に対する苦手意識を少しでも減らせるよう
実践的な電話応対トレーニングを朝礼で行っています。

本日は電話応対トレーニングの内容についていくつかご紹介していきます！

週間ごとのテーマ

一週目：電話の受け方∼自分の所属名と名前を名乗る∼
二週目：聞き取り∼相手の所属名と名前を聞き取りメモに取る∼
三週目：聞き取り∼相手の要件を聞き取る∼
四週目：受け答え∼担当者に引き継ぐ∼
五週目：受け答え∼担当者が不在の際の引継ぎ∼

まずは電話応対に慣れる所から

電話応対トレーニングでは言葉の使い方を学ぶだけではなく、
実際にメモを取ったり話したり実践的なトレーニングを行っています。

今回は一週目、二週目、五週目の内容をご紹介いたします！

初めの一歩！！

一週目のテーマとして電話の受け方のトレーニングを行いました。

電話を受けた際の第一声は電話応対での最初のステップです。

皆さんは
「お電話ありがとうございます。チャレンジドジャパン　新横浜センター利用者の〇〇です。」
と自分の所属名と名前を名乗る練習を行いました。

電話を受けた際に何と言えば良いのか慌てないように、
あらかじめ名乗り方を練習することで
いざ電話が来た時にも落ち着いて対応することが出来ます！

相手の用件を聞き取ってみよう！

二週目には、相手の用件を聞き取り、
メモをとる練習をしていきました。
スタッフが電話をかける相手役となって会社名と名前を名乗るので、
皆さんは相手の会社名と名前を聞き取りながらメモをとっていただきました。

初めは聞きなれない会社名や名前が多く上手くメモを取ることができない！
ということもあると思います。
メモを取る際のポイントとして、
略語やカタカナを使うなど少し工夫をすることでメモが取りやすくなります！

一度で全てを聞き取ろうとするのではなく、
聞き取れなかった時にもう一度聞く習慣を作ると良いです。
そうすることで　
‘’しっかりと聞き取れるかな’’　
という聞き取りに対する不安も楽になるのではないでしょうか？

相手へのバトンタッチ！

五週目では、電話を受けた際に担当者が
不在だった場合の引き継ぎ方を練習しました。

ここでは二週目で練習した相手の所属名と
名前をメモに取るトレーニングも同時進行で行い、
担当者が不在の際の声掛けを行いました！

電話では担当者が不在の場合、
「申し訳ございません。○○（担当者）はただいま席を外しております。折り返しのお電話いたしましょうか。」
と相手の方を気遣うクッション言葉の後に、
担当者が不在だということを伝えます。

朝礼時のトレーニングでは、
スタッフが
「私○○株式会社の△△と申します。●●様お願いいたします」とアナウンスし、
皆さんはその返答として
「申し訳ございません。●●はただいま席を外しております。折り返しのお電話いたしましょうか。」
とみんなで一緒に声を出して練習しました。

担当者が不在の場合でも、
焦らずにまずはクッション言葉で
「申し訳ございません。」と言い
その後に担当者が不在だということをお伝えします。
ロールプレイを通して何回も練習することで苦手を解消していきましょう！

一緒に苦手克服してみませんか？

今回はいくつかのトレーニング内容をご紹介しました。
電話応対に対する苦手意識、不安、心配などを少しでも解消できるよう、
チャレンジドジャパン　新横浜センターでは朝礼の時間に実践的なロールプレイを行っています！
ゲームのような感覚で楽しみながら電話応対の方法を学び、
一緒に苦手意識を克服していきませんか？？

皆さんのご参加をいつでもお待ちしております！