係活動と切り出し業務～電話応対編～

今回は仙台センターで行われている係活動・切り出し業務の一部をご紹介します。

係活動・切り出し業務とは

係活動・切り出し業務とは、利用者全員が事業所内の実務をそれぞれ担当し、責任をもって日々の業務に取り組む活動です。実際の職場でも、予定していた業務に遅れが生じそうな時や、作業中に分からないことがある時などは報連相が求められるため、その練習としても大きな効果があります。

係活動：電話応対とは

利用者の方からの遅刻の連絡や、企業様からスタッフ宛の用件など、仙台センターには毎日様々なところから電話がかかってきます。就職先によっては電話応対を求められることもあるため、事務や庶務を目指している方は、事前にスタッフと電話練習をしたうえで、仙台センターに実際にかかってくる電話の一次対応を行うことができます。
今回は、実際の電話応対の流れをご紹介したいと思います！

手順①シフトを確認

電話応対席の前にはラミネートされたシフト表が貼ってあります。また、「係活動確認表」にはすべての係活動のシフトが記載されているので、そちらでも担当日を確認することができます。自分がシフトの日は、電話が設置されている「電話応対席」に座って訓練に取り組みます。

手順②待機

電話がかかってくるまでは待機です。いつも通り訓練に取り組みます。

手順③受電

電話が鳴ったら、2コール以内に受話器をとります。はきはきとした声で、「お電話ありがとうございます。チャレンジドジャパン仙台センター訓練生の〇〇が承ります」とお伝えし、相手のお名前とご用件、誰宛てにお電話をくださったのかを確認します。伺った内容はメモにとります。

手順④取次ぎ

誰宛てに電話をしたのかわかった後は、「確認いたしますので少々お待ちください」とお伝えして保留にし、該当のスタッフを探しに行きます。該当のスタッフがその場にいた場合は、相手のお名前とご用件を伝達し、対応を引継ぎます。該当のスタッフが不在にしていた場合は、他のスタッフに対応を引継ぎます。

手順⑤情報の処理

メモに控えた相手の所属やお名前は個人情報にあたるため、シュレッダーで処分します。

手順⑥報告

最後まで作業が終了したら、確認表に名前を記入します。

スタッフより

今回は電話応対の作業をご紹介しました。
事務や庶務の仕事をしたいけど、求人票に高確率で電話応対業務が含まれている…なんてお困りの経験がある方もいらっしゃるのではないでしょうか。仙台センターでは、係活動という実務を交えながら就労に向けて練習・トレーニングすることができます。はじめは緊張のあまり体調を崩してしまう方もいらっしゃいましたが、スタッフとの事前練習を重ね、一次対応を繰り返すうちに、スムーズに電話応対できるようになりました。いきなり働くのは無理だけど、少しずつ仕事らしいことをして慣れていきたい…とお考えの方は、ぜひ一度見学にお越しください。