係活動を振り返って~事務・作業班@盛岡

今回は前回に引き続き、「業務改善委員会」の成果をご紹介いたします。

第2弾は「事務・作業班」のメンバーから挙がった感想・意見、スタッフからのコメントをご紹介いたします。

 

≪事務・作業班の方々から≫

①概ねできている点

・助け合いながら、臨機応変にできている
・コミュニケーションはとれている
・人手が不足している際は、「助っ人」を要請できた

 

②課題点

・ひゅーまにあ通信発送で、忙しい時に焦ってしまうことがある点
・役割分担を決める際に、打ち合わせの時間がなかなかない時がある
(メンバー全員がそろっている時が少ない)

 

③課題点への対策

・ひゅーまにあ通信発送の準備の期間は来たら、作業が発生することを意識して計画する
・オーダーの発注が来たら、随時こまめに打ち合わせをする

 

④大変なところ

・人数が少ない中で、役割分担を決めていかなければならない点

・朝の連絡係で作業をすると、日報作成の時間が短くなること
・日によって、連絡事項の量が変動すること

 

⑤仕事の魅力

・ファイルの表示シールを作成したり、ラミネートフィルムの加工をしたり、様々な事務機器を扱うことができ、自分自身のスキルアップも図ることができる
・メモを取るスキルが向上していく
・連絡をメモに取り、まとめて掲示することで、1日のスケジュールが分かって、自分のためにもなる

 

⑥メンバーの良いところ・班のアピールポイント

・メンバーが困っているときに、助け合える
・作業分担をし切ってくれる人がいたり、わからない作業を教えてくれる人がいたりしている
・大きなミスなく作業できている点

 

⑦他の班から学びたいところ

・元気がよく、積極的
・打ち合わせをして納得して行動していること

 

 

 

≪スタッフから≫

・毎朝の連絡のとりまとめ、大変ありがとうございます。人の話を聞いて、簡単な文章にまとめる作業は、結構な「マルチタスク」の作業ですね。

「話を聞く」「話を聞きながらまとめる」「まとめながら書く」「書きながら次の話も聞く」…というように、どんどん作業を複数重ねつつ行うので、なかなか難しいですが、だからこそ、訓練しておくと安心ですし、アピールポイントにもなりますね。

 

・スタッフへの確認依頼や「助っ人要請」の際の「報連相」の回数は、ほかの班に比べてダントツかもしれません。その点も、どんどん鍛えていける良い機会として、活用していただけるといいですね。

「難しい仕事にも挑戦してきた」という姿勢そのものも大事ですので、多少苦手な部分を抱えていても、挑戦していること自体を大事にしていきましょう。

 

・臨時で発生する様々なオーダー作業も、「現場感覚」をもって取り組んでいただけるチャンスです。「何がいつ舞い込んでくるわからない」ということと、「定期で発生する通常業務の計画性」とのバランスを取って、仕事をしていくことが大事ですね。現場での仕事では、多くの現場で、そのようなことが当たり前に発生しますので、対応力をあげておきましょう!

臨時の作業オーダーを受けて急ぎこなしていくことは、大変でもありますが、それを乗り越えて無事「なんとかし終える」とき、とても気持ちがいいものですし、それが、仕事の魅力や喜びに転じていくものですよ。

 

・自分たちの仕事が、その先のどういう場面でどう生かされ、どのような人の役に立っているのか、というようなことを、考えながら仕事をすることが大事ですね。その視点があると、仕事の質も上がりますが、これもまた仕事の魅力や喜びにつながっていきますので、仕事をしていく原動力にもなりますよ。考えてみてください!

 

お問い合わせ先

就労支援センター ひゅーまにあ盛岡
電話 019-656-1622
FAX   019‐656-1623
メール [email protected]
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