職業スキル~仕事の効率を高める書類の整理術~

事務補助訓練~仕事の効率を高める書類の整理術

 一般事務では、電話応対、伝票処理、スキャン、ファイリング、資料作成、データ入力、職場清掃、来客応対…とオフィスの様々な業務を依頼されることが多いです。鎌ヶ谷センターでは仕事を想定した実践的な訓練を行っております。今回はファイリングの訓練を紹介させていただきます。

ファイリング

 オフィスでは、日々多くの紙を使って業務を進め、膨大な量の資料を保管しているかと思います。ファイリングとは、日々の業務で出てくる書類を、一定のルールに従い分類・整理することです。

 訓練の目的

  訓練は作業指示書を確認し正確に行うことを目的としています。できるだけ会社と同じ動き方をして自身の強みや弱みを把握することで、強化すべきポイントを絞ります。また、集団で行うことで、他者と協働する力を高めることができます。

事務補助訓練~仕事の効率を高める書類の整理術

 ファイルごとに指定された書類の順序や枚数に従いファイリングを行います。書類を探しやすくするために書類ごとに表紙を入れインデックスラベルを縦一列になるように貼ります。ファイリングしたファイルは2人体制でミスがないか確認します。(ダブルチェック)

事務補助訓練~仕事の効率を高める書類の整理術2

 訓練後は職員と振り返りを行い、良かった点や次回に向けた改善点について話し合います。今回の振り返りでは「インデックスラベルの貼り位置が重ならないように気を付けたい」「表紙がズレないようにしっかりセンターに合わせて穴あけパンチを使用する」「円滑に作業を進める上でコミュニケーションを取るべきポイント」など、次回に向けて改善点が見つけられたようです。また、改善点をもとに繰り返すことで、「職業スキルの向上」「丁寧かつ正確に作業を進める習慣」を身に付けることができます。 チャレンジドジャパンでは就労に向け様々なプログラムを実施しております。体験、見学は随時受け付けておりますので、興味ある方はお気軽にお問い合わせください。

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