メモってどう書くの?【仕事で役立つメモ活用術】

働き始めるとメモを取る機会が増えます。例えば、朝の申し送りや新しい仕事を教わるときなど初めて聞く話のとき、電話応対やミスをしてしまったときなど聞いたことを忘れないために書く場合です。 しかし、メモを取る時間は限られています。短い時間で上手に相手の話を紙に書き起こすためのコツはあるのでしょうか。今回は、仕事で役立つメモの活用術と鎌ヶ谷センターでの取り組みについてご紹介します。

メモを取ることが難しいと感じるのはなぜか

「メモを取るのは大事」と頭で分かっていても、実際にどのように書けばいいか分からないという方も多いかと思います。そもそもなぜメモを取ることが難しいと感じるのでしょうか。メモが苦手な方に理由を伺うと、よくこんな話が聞かれます。

話を聞きながら書くのが難しい(どちらか一方に集中してしまい、聞き逃したり書き込めずに終わってしまう等)

話の内容のうち、どこまで書けばいいのか分からない (あとで見返したときに何について書かれたメモなのか自分でも分からない等)

メモを取る習慣がない(メモ帳を持ち歩かない、話を聞き終わってから大事な話だったと気づく、耳で聞いて頭で覚えているつもり等)

自分にも当てはまるなあと感じるところはあったでしょうか。しかし、難しいと感じながらメモを取ることを避けていると、仕事を覚えるのに時間がかかってしまったり、何度も同じ話を聞いてきて仕事に対してやる気がない人なのかと誤解されたり、大きなミスに繋がって同僚や上司そして会社に迷惑をかけてしまうなどの事態になりかねません。

メモを取るときのポイント

メモを取るうえで、一番大切なことは『あとから見た自分にとって分かりやすいメモ』ということです。メモは自分のために残すもので他者に見せることが目的ではないため、きれいな字で書くことや見やすく装飾する必要はありません。あとから見返す自分が分かればよいと少し肩の力を抜いて、取り組んでみるのもよいかもしれません。そのうえで、以下のポイントを参考にしてみましょう。

メモは手書きで、ポケットサイズのメモ帳を用意しましょう:  スマートフォンやタブレット端末よりも、咄嗟に取り出しやすく書き込みやすいです。

メモの上部に日付やタイトルを書きましょう:日付やタイトルを書くことで、あとからメモを見返すときのヒントになります。

聞き取った内容は、箇条書きで書きましょう:話している内容のうち、重要なところだけ箇条書きで書く練習をしましょう。重要なところとは『いつ、どこで(どこへ)、だれが、何を、なぜ、どのように』という5W1Hを意識して、話を聞いて書いてみましょう。

メモは日付や事柄ごとにページを変えましょう:メモを見返す際に探しやすくなりますし、あとから余白に書き足すことができるよう、ページを切り替えましょう。

ポイントを押さえたら

上記のポイントを押さえたら、あとは練習あるのみです。

鎌ヶ谷センターでは、毎朝スタッフから共有事項の申し送りを行っています。その際、メンバー全員が自身のメモを片手にスタッフの話す内容を聞き取ってメモを書く訓練を行っています。そのうち必ず一人は書記係として朝礼に参加できなかったメンバーに向けて、申し送り事項をホワイトボードに書き起こしています。

鎌ヶ谷センターでは、普段の作業時間から質問や相談を行う際にもメモを取ることの大切さをお伝えしています。メモに対する苦手意識を克服し、就職後も活用できるメモの習慣を毎日の実践的な訓練を通して磨いていきます。

見学・体験は随時募集しております。鎌ヶ谷センターの取り組みに少しでもご関心を持っていただけましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。皆様からのご連絡心よりお待ちしております。

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*就労支援センターひゅーまにあ鎌ヶ谷は、2020年10月よりチャレンジドジャパン鎌ヶ谷センターへ事業所名称を変更しました

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