【月間ビジネスマナー】簡潔に要件を伝える

鎌ヶ谷センターではビジネスマナーを意識していただくため、毎月「今月のテーマ」を決めています。

12月のテーマは「簡潔に用件を伝える」です。ビジネスシーンにおいてコミュニケーションの機会は多くありますが、今月はそのなかでも「伝える」に焦点を当てた取り組みをご紹介いたします。

ビジネスシーンにおける「伝える」とは

仕事をするうえで報告や連絡相談など、誰かに話しをする機会は頻繁にあります。そのときに重要なのは、話している間は「相手の貴重な時間をいただいている」ということです。相手は自分のために業務の時間を割いてくれていることに忘れてはいけません。相手の時間を大切にするためには、話の内容を「シンプルでわかりやすいもの」にする必要があります。

当センターでは、シンプルでわかりやすい話し方のポイントを以下の3つに絞り目標として取り組んでいます。

簡潔に「伝える」3つのポイント

①「報告・連絡・相談」は結果から簡潔に伝える

話す前になにを一番伝えたいか頭のなかやメモのうえでまとめた上で、結論から伝えるようにしましょう。

例:「明日の会議の件でご相談(連絡・報告)があります。」など

②「事実」と「自分の考え」は分けて考える

説明を求められた際に、事実と自分の考えを混ぜてしまうと正しく内容が伝わらないことが多いです。きちんと事実と自分の考えを分けて話しましょう。

例:「コピー機が故障しています。業者の方に連絡しようと思うのですがよろしいですか。」など

③主語と述語をきちんと使う

主語を抜いてしまうと相手に情報が正しく伝わりません。“これ”“それ”などの指示語で省略せずにきちんと主語を使っていきましょう。 

例:「昨日私が作成した会議資料はご覧になっていただけましたか。」など

伝え方ひとつで相手の印象もグッとよくなります。大事なポイントを押さえて、普段の報・連・相をよりよいものにしていきましょう。

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*就労支援センターひゅーまにあ鎌ヶ谷は、2020年10月よりチャレンジドジャパン鎌ヶ谷センターへ事業所名称を変更しました

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