「電話応対」訓練でビジネスマナーを身に着けよう

皆さんこんにちは。チャレンジドジャパン八王子センターです。
暑い日が続いておりますが、いかがお過ごしでしょうか。体調を崩しやすい時期ですので、健康管理に努めてこの暑さを乗り切っていきましょう！
さて本日は、訓練の1つである「電話応対」についてご紹介いたします。また今回、7月から初めて担当になった利用者さんにもお話を伺っております。

「電話応対」とは…？

チャレンジドジャパン八王子センターでは、事務職を目指す方の訓練の一環として、利用者さんに電話応対をお願いしております。電話を受け、先方の所属・お名前・用件を伺いスタッフに取り次ぐ、という内容です。担当の方には電話機と筆記用具、メモ帳が近くにある専用の席に座っていただき、訓練時間中に電話が鳴ったら受けてもらいます。当然、いつ電話が鳴るかはわかりません。緊張感のある訓練です。

利用者さんに聞いてみました

7月から電話応対の担当になった利用者さんにお話を伺いました。

Ｑ．電話応対をしてみての率直な感想をお願いします。
Ａ．始める前のイメージとしては難しいと思っていましたが、想像していた程ではなかったです。頻度が多すぎることもないので気楽に構えていられますし、スムーズな受け答えが出来ています。基本はマニュアル通りですので、それを見つつメモを取りながら応対しています。6月の後半から実際に電話機を用いた練習もしていたので、その時に慣れたことも大きいです。

Ｑ．電話応対をしていて大変なことはありますか。
Ａ．先方の事業所名をミスなく聞き取ることはやはり大変です。ただ、近くにスタッフがいるので、もし全部を聞き取れなかったとしてもスタッフに取り次げる安心感はあります。

Ｑ．ご自身で何か工夫されていることがあれば教えてください。
Ａ．明るい声を意識し、聞き取りやすい声で応対するようにしています。低い声は威圧感があると思うので、なるべく柔らかい声を心掛けています。それから、間延びしないことです。「あのー」とか「えーと」を言わないように気を付けています。

スタッフより

ありがとうございます！　電話応対担当になってから日は浅いですが、ハキハキと明るく応対されており、スタッフ一同頼もしく感じております。ご自身で電話の受け方等を工夫されるなど、意欲的に取り組む姿も印象的です。今後もよろしくお願いします！

ビジネスマナーとして電話応対のスキルや経験を求める企業は多くあります。チャレンジドジャパンでは、電話応対が未経験の方でも実践的な練習を行う事ができます。訓練を通して事務職に必要な様々なスキルを身につけ、就職に向けて経験を積むことが出来ます。

チャレンジドジャパン八王子センターでは見学・体験を随時受け付けておりますので、ご興味のある方はぜひ一度お問い合わせください。
皆さまからの連絡をお待ちしております。